Porady o sprzątaniu

Trudny wybór firmy sprzątającej, sprzątanie mieszkań, biur, wspólnot Warszawa

08-07-2013

Im wyższy standard budynku, im nowocześniejsza bryła, tym większe wymagania. Choć bardzo bym chciała doczekać czasów, kiedy małe budynki wspólnotowe czy należące do spółdzielni, będą lśniły jak te o wysokim standardzie, a małe firmy je obsługujące będą równie profesjonalne jak te duże. Jednak jeszcze dużo przed nimi podłóg do umycia i kamienia do wypolerowania.

Trudny wybór

W ostatnich latach pojawiło się dużo małych przedsiębiorstw związanych z branżą sprzątania. Tylko w Warszawie szacuje się, że rocznie jest rejestrowanych prawie 4 tysiące firm porządkowych, które w swej ofercie mają głównie sprzątanie budynków, biur a nawet mieszkań. Z uwagi na fakt, że nawet 70% nowych przedsiębiorstw kończy swoją działalność dość szybko, większe miasta są bardziej narażone na współpracę z mało doświadczonymi firmami sprzątającymi.

Taka sytuacja jest dużym dyskomfortem dla nieruchomości szukających porządnej firmy sprzątającej. Usługodawcy o niskich kwalifikacjach zaniżają zarówno poziom sprzątania, jak i przez nieprzemyślane strategie biznesowe – zaniżają ceny usług. Nie znając rynku, nie do końca rozumieją także wymagania, które przed nimi są stawiane. Taka sytuacja w większości przypadków jest powodem, dla którego wybór firmy, która będzie sprzątać nasz budynek wygląda niejednokrotnie jak duży przetarg. Usługodawca, który został naciągnięty na cenę, a w zamian otrzymał słabą jakość woli większym nakładem pracy przygotować zapytanie, które na starcie odrzuci firmy świadczące usługi o niskim standardzie.

Nie tylko cena się liczy

W przypadku firmy sprzątającej cena nie powinna być głównym kryterium wyboru – najniższa cena to często też najniższa jakość usług. Rozpatrując oferty poszczególnych firm sprzątających powinniśmy ocenić także doświadczenie i urządzenia, którymi dana firma dysponuje.

Łatwo będzie nam przeprowadzić wstępną selekcję firm sprzątających w dość prosty sposób: wpiszmy w zapytaniu telefon do osoby odpowiedzialnej za wybór firmy i odrzućmy te firmy, które nie przyjadą na oględziny nieruchomości. Oferta taka nie będzie w pełni dostosowana do naszych oczekiwań, ciężko jest zaplanować sprzątanie budynku bez obejrzenia go.

Weryfikując oferty sprawdźmy także rok założenia przedsiębiorstwa – firmy z pewnym doświadczeniem są mimo wszystko bardziej pewne niż te istniejące kilka miesięcy. Warto również zasięgnąć opinii jaką firma ma renomę na rynku.

Firma sprzątająca, która decyduje się za złożenie oferty do obsługi dużego obiektu, powinna móc się wykazać:

  • listą referencyjną obiektów. Posiadanie doświadczenia powinno dotyczyć podobnych usług. Często przedsiębiorstwa oferujące usługi dla olbrzymich biur nie spełniają oczekiwań kilkunastometrowych obiektów, gdzie indywidualne podejście jest kwestią najważniejszą;
  • listą kadry wraz z opisem jej doświad­czenia,
  • wykazem szkoleń zawodowych własnych pracowników, cyklicznością tych szkoleń z uwagi na rotację personelu sprzątają­cego;
  • certyfikatami, w tym branżowymi (np. PSC – Gwarant Czystości),
  • opisem ubrań roboczych pracowników liniowych i serwisu dziennego,
  • kopią polisy OC,
  • wykazem usług dodatkowych,
  • opisem procedur w sytuacjach awaryjnych (absencja pracownika, awaria sprzętu, intensywne opady śniegu, wypadek przy pracy).

Ostateczna ocena złożonych ofert oczywiście należy do zamawiającego. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty najlepiej jest odrzucić ofertę najtańszą oraz tę najdroższą, zaś pozostałe oferty oceniać z zastosowaniem kryterium, np.

  • … % za cenę,
  • … % za doświadczenie,
  • … % za propozycję sposobu realizacji usługi.

Podpisanie kontraktu

Dobry wykonawca ma zawsze więcej do zaproponowania, bo z doświadczenia wie, że tylko wysoką jakością usług może przekonać zamawiającego. Firma z dużym doświadczeniem zawsze przebije te mniejsze, dlatego one często kosztem jakości walczą ceną. Efektem finalnym jest oczywiście podpisanie kont­raktu.

Firma sprzątająca, aby wykazać się znajomością oczekiwań zamawiającego, powinna być gotowa dołączyć do oferty cenowej:

  • harmonogram pracy,
  • pełną listę sprzętu i maszyn przeznaczonych do wykonania zamówienia,
  • liczbę pracowników, którzy będą oddelegowani na obiekt ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za część wewnętrzną oraz część zewnętrzną;
  • opis technologii prac zleconych, w tym sposób pielęgnacji i konserwacji posadzek, ścian, okładzin kamiennych, barierek chromowanych, drzwi windowych, woskowania paneli drewnianych;
  • wykaz powierzchni (w m²), z zaznaczeniem dni pracy w poszczególnych segmentach powierzchni;
  • wycenę kosztów prac dodatkowych zawartych w zamówieniu;
  • propozycję planu pracy dla prac podstawowych oraz serwisu dziennego I i II zmiany.

Dobrze też jeśli przedstawiony jest zakres prac na poszczególnych stanowiskach oraz wykaz środków czystości, preparatów, wosków do zastosowania w obiekcie.

Z osobą odpowiedzialną za obiekt i zlecenie powinno się ustalić i spisać sposób w jaki jakość prac będzie kontrolowana, potrzebny jest też opis sposobu codziennego nadzoru nad usługą (zeszyty prac gdzie każdy z pracowników wpisuje co danego dnia zostało zrobione).

 

Określenie zakresu prac

Ekipa sprzątająca musi widzieć wszystko, szybciej niż my i oczywiście szybciej niż użytkownicy nieruchomości, sprzątać bezszelestnie i szybko.

Ważne jest, aby zamawiający precyzyjnie określił swoje wymagania w stosunku do firmy sprzątającej zarządzany przez niego obiekt. A zatem należy w umowie dokładnie opisać zakres prac, ze wskazaniem ich częstotliwości. Precyzyjnie podać wielkość powierzchni (w m²), która jest przedmiotem kontraktu, wyraźnie zaznaczyć liczbę osób zatrudnionych w obiekcie (korzystających z toalet), określić wymagania dotyczące obsługi w weekendy i święta.

Zamawiający powinien podkreślić, które usługi okresowe wpisane do zakresu prac nie wchodzą w koszt miesięcznego ryczałtu. Warto w specyfikacji umieścić wymaganą minimalną liczbę pracowników liniowych, serwisu dziennego wraz z sugerowanymi godzinami ich pracy. Dobrze jest też aby to zleceniodawca zaproponował projekt umowy.

W umowie powinniśmy przedstawić metody kontroli czystości obiektu oraz zapisać zasady stosowania kar umownych, w przypadku nie wywiązywania się stron z warunków umowy. Zwykle obie strony kontraktu mają wspólny cel: ład i porządek w obiekcie oraz bezkonfliktową i długą współpracę. Pracownicy powinni być niezauważalni ale z drugiej strony mieć oczy dookoła głowy bo liczy się efekt.

 

W związku z tym, że konsekwencje nietrafnego wyboru firmy sprzątającej ponoszą obie strony, do przyszłej współpracy musi się przygotować zarówno zamawiający, jak i wykonawca. Wykonawca zwykle kredytuje usługę, gdyż płatność dokonywana jest z dołu, a termin płatności rzadko jest krótszy niż 21 dni. Gdy utraci kontrakt, nie będzie miał środków, a na jego utrzymaniu pozostaną pracownicy.

Wymagania sprzętowe

Duże, nowoczesne obiekty mają równie duże wymagania sprzętowe. Obecnie nie wystarczy już mop i wiadro, potrzebne są specjalistyczne urządzenia – zamiatarki do bezpyłowego czyszczenia garażu, specjalne polerki do polerowania kamiennych powierzchni i posadzek kamień, a przed budynkiem odśnieżamy specjalnym pługiem a nie łopatą. Profesjonalne urządzenia doczyszczą naszą nieruchomość dużo dokładniej, a poza tym ograniczą ilość niezbędnych pracowników do wykonania danej pracy. Przy dużych kontraktach wykonawcom szczególnie zależy by urządzeniami operowali profesjonalni, wyszkoleni pracownicy. Zwykle takie urządzenia brane są przez firmę w leasing i obsługują jedną bądź maksymalnie dwie nieruchomości, takie zobowiązanie wiąże się z długoletnimi spłatami, więc wypowiedzenie umowy przez zleceniodawcę związane z niespełnieniem oczekiwań pozostawia po sobie dużo większe obciążenia niż sama utrata zlecenia. Pozostaje spłacany, bądź zapłacony już, ale nie amortyzowany sprzęt – i co równie ważne – zła opinia o firmie sprzątającej.

Zmiana firmy sprzątającej

Zły wybór firmy to też duży problem dla nieruchomości. Zamawiający musi ogłosić kolejny przetarg, potem zweryfikować oferty, wybrać tę najlepszą i ponownie negocjować umowę. To wszystko trwa. Kolejne dni mijają na reorganizacji pracy w samym budynku. Nowa firma musi zapoznać się z obiektem, wypracować ustalone procedury i zasady współpracy. Dodatkowo taka sytuacja jest dyskomfortem dla użytkowników – znowu zmiana, znowu nowa firma? Często pojawia się jeszcze jeden problem – nowe firmy próbują zostawić starych pracowników. Pamiętajmy, że to jest duży błąd, starzy pracownicy mają stare przyzwyczajenia a zmieniamy firmę przecież po to by także te przyzwyczajenia zmienić.

W źle sprzątanym obiekcie problemy mogą być znacznie poważniejsze. Te najczęściej pojawiające się to: zarysowana posadzka, starty lakier, zniszczona, przemoczona lub zaplamiona wykładzina, uszkodzone maszynami ściany, zarysowane portale i drzwi windowe ze stali nierdzewnej, potłuczone lustra, niedbale wymyte okna, plamy wżarte w posadzkę czy parapety, zapuszczony garaż, zaniedbane rury instalacyjne czy woda cieknąca między poziomami garażu przez dylatację niejednokrotnie niszczy też lakier zaparkowanych samochodów, pozostaje jeszcze zaniedbane otoczenie budynku: nie skoszona trawa czy zaplamiona, niedoczyszczona kostka itp.

Wybranie odpowiedniej firmy jest szalenie trudne i warto podjętą decyzję przemyśleć dwa razy, tym bardziej, że umowę z firmą sprzątającą podpisujemy zwykle na dłuższy okres, a nie na pół roku czy rok. Właściwy wybór firmy sprzątającej, której oferta skrojona jest na potrzeby konkretnego obiektu, jest wiec sukcesem obu stron. 


Źródło: http://www.administrator24.info/artykul/id3250,trudny-wybor-firmy-sprzatajacej

lista aktualności