Porady o sprzątaniu

Prawne aspekty dobrej umowy z firmą sprzątającą [+przykładowe zapisy]

13-11-2017
Umowa z firmą sprzątającą

Zawarcie umowy z serwisem sprzątającym powinno być przemyślaną decyzją, nie tylko dlatego, że umowę o świadczenie takich usług zawieramy na dłuższy czas, ale również dlatego, że dzięki mądrej decyzji możemy zaoszczędzić swój czas oraz pieniądze. Wybór profesjonalnej firmy sprzątającej spowoduje, że przez wiele lat możemy nie korzystać z usług konserwatora i codziennie cieszyć się perfekcyjnym wyglądem naszego biura.

Na jakie aspekty powinniśmy zwracać uwagę poszukując serwisu sprzątającego?

Zobacz: 9 atrybutów profesjonalnej firmy sprzątającej

Przy wyborze firmy sprzątającej powinniśmy pamiętać, że wygląd biura jest naszą wizytówką. Dlatego też jedynym i najważniejszym kryterium naszej decyzji nie powinna być cena, bowiem zaniżone w stosunku do realiów rynkowych stawki oznaczają przeważnie niską jakość świadczonych usług. Należy zatem znaleźć usługobiorcę, który zagwarantuje optymalną relację ceny do jakości.

Cena usług sprzątania powinna zależeć m.in. od rodzaju powierzchni biura, zakresu i częstotliwości prac, od ilości osób zatrudnionych w biurze oraz od rodzaju wykorzystanych w procesie sprzątania środków czyszczących. Dopiero uwzględniając te wszystkie czynniki, możemy weryfikować kolejne oferty. Przed dokonaniem wyboru, należy sprecyzować swoje oczekiwania wobec firmy sprzątającej, bowiem im wyższy standard budynku, tym wyższe są wymagania i w rezultacie wyższa cena.

Powinniśmy kierować się zasadą, że najważniejsza jest jakość dostarczanych usług, ich nieprzerwane świadczenie oraz brak wpływu na naszą działalność podstawową. Jednym słowem, serwis sprzątający powinien być niewidoczny, sprzątać szybko i możliwie bezszelestnie.

Najważniejsze elementy przy wyboże firmy sprzątającej

Istotną wskazówką przy wyborze serwisu sprzątającego jest z pewnością rok założenia przedsiębiorstwa. Zazwyczaj firmy z wieloletnim doświadczeniem są bardziej pewne i profesjonalne niż te istniejące kilka miesięcy, zwłaszcza że na rynku dostępnych jest wiele serwisów sprzątających, z których wiele świadczy usług na dość niskim poziomie.

Pozytywną ocenę powinna otrzymać firma sprzątająca, która przed zawarciem umowy dokonuje oględzin nieruchomości. Oględziny pozwalają bowiem na indywidualne dopasowanie oferty serwisu do potrzeb konkretnego klienta.

Ponadto warto zwrócić uwagę na to, czy dana oferta zawiera informacje o pracownikach z opisem ich doświadczenia, listą posiadanych certyfikatów, opisem ich ubrań roboczych, kopią polisy OC, opisem procedur postępowania w sytuacjach awaryjnych spowodowanych m.in. wypadkiem przy pracy, absencją pracownika, czy awarią sprzętu.

PRZYKŁADOWY ZAPIS:
ZLECENIOBIORCA zobowiązany jest posiadać aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. Stanowi ona załącznik do umowy.

Oferta na sprzątanie

Zobacz: Cennik sprzątania biura. 6 rad jak nie przepłacić za serwis sprzątający

Profesjonalnie przygotowana oferta serwisu sprzątającego powinna zawierać informacje o możliwości świadczenia usług dodatkowych, takich jak mycie okien, pranie wykładzin dywanowych i tapicerki meblowej, obsługa imprez i konferencji, zabezpieczenie podłóg i elementów drewnianych, odśnieżanie itp.

Nie należy także zapominać, aby serwis sprzątający zapewniał porządek w częściach wspólnych nieruchomości, tj. na klatkach schodowych, korytarzach, w windach czy przy drzwiach wejściowych. Stanowią one bowiem element naszego biura i niewątpliwie wpływają na ogólną ocenę jego wyglądu.

Warto również zasięgnąć informacji, jaką dane przedsiębiorstwo sprzątające ma renomę na rynku oraz poznać opinię jego klientów. Może być to pomocne przy podjęciu ostatecznej decyzji.

zobacz oferty na sprzątanie biura

Umowa na sprzątanie

Wybór serwisu sprzątającego to dopiero pierwszy krok, kolejnym zaś powinno być sformułowanie umowy o świadczenie usług. Precyzyjne określenie praw i obowiązków stron umowy jest niezbędne, aby obie strony były usatysfakcjonowane ze współpracy.

W szczególności powinniśmy ustalić harmonogram prac (np. w formie załącznika do umowy) poprzez określenie z serwisem sprzątającym planu tygodniowego lub miesięcznego z sugerowanymi godzinami pracy. Powierzchnia biura może zostać podzielona na sektory, a wykonywanie poszczególnych czynności winno zostać zaplanowane np. na czynności wykonywane codziennie, raz w tygodniu, a niektóre raz na miesiąc. Dodatkowo strony powinny uzgodnić, jakie usługi okresowe nie wchodzą w zakres comiesięcznego ryczałtu oraz jak ma wyglądać sprzątanie biura w weekendy i święta.

W umowie warto dokładnie określić liczbę osób, która ma dbać o porządek na terenie nieruchomości, jakość preparatów i sprzętów, z których firma będzie korzystać przy sprzątaniu oraz przede wszystkim precyzyjnie określić powierzchnię do sprzątania i zakres prac.

PRZYKŁADOWY ZAPIS:
ZLECENIOBIORCA zobowiązuje się do ciągłości usług w okresach urlopowych lub zwolnień chorobowych, bez uszczerbku dla ich jakości.

Istotne będzie również zawarcie w umowie punktu dotyczącego szkolenia pracowników. Należy bowiem pamiętać, że sprzęty i technologie w branży związanej ze sprzątaniem bardzo szybko się zmieniają, zasadne jest zatem zawarcie umowy z firmą, która dba o stałe podnoszenie kwalifikacji swojego personelu.

Konieczne jest także sformułowanie wymagań dotyczących sprzętu wykorzystywanego do sprzątania. Podkreślenia wymaga, że nowoczesne i precyzyjne urządzenia oraz maszyny (np. zamiatarki do bezpyłowego czyszczenia garażu, czy też specjalne polerki do polerowania kamiennych powierzchni i posadzek), jakimi dysponują najlepsze serwisy sprzątające, pracują zacznie szybciej, wydajniej oraz efektywniej, przez co znacznie skraca się czas sprzątania, a także ograniczeniu ulega liczba angażowanych do tych czynności pracowników.

Ważne jest dostosowanie usług sprzątania do pory roku oraz warunków zewnętrznych. Zawierając umowę z serwisem sprzątającym nie można również zapominać o zobowiązaniu usługobiorcy do okresowej dezynfekcji sprzętu biurowego (np. telefonów, klawiatur), ale także sanitariatów lub sprzętu łazienkowego czy kuchennego. Nie każda bowiem firma posiada odpowiednie zasoby, aby podjąć się wykonania takich usług.

Umowa z serwisem sprzątającym, poza standardowymi zapisami precyzyjnie określającymi strony umowy, przedmiot umowy czy wynagrodzenie, powinna zawierać także szereg zapisów związanych choćby z zapewnieniem stałej jakości usług świadczonych przez serwis sprzątający, czy też gwarantujących bezpieczeństwo sprzętu biurowego oraz informacji, w posiadanie których mogą wejść pracownicy sprzątający nasze biuro.

PRZYKŁADOWY ZAPIS:
ZLECENIOBIORCA jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji związanych ze ZLECENIODAWCĄ, a w szczególności treści dokumentów dotyczących prowadzonej przez ZLECENIODAWCĘ działalności i Jego Klientów oraz o wydarzeniach gospodarczych, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem swoich obowiązków.

W umowie o świadczenie usług sprzątania należy zatem zawrzeć postanowienia dotyczące procesu niszczenia dokumentów i związanego z tym obowiązku zachowania poufności przez pracowników serwisu sprzątającego. Może się przecież zdarzyć, że dokumenty przeznaczone do zniszczenia będą zawierać informacje objęte tajemnicą i nasze przedsiębiorstwo, jako zobowiązane do nieujawnienia ich treści, może być pociągnięte do odpowiedzialności w przypadku jakiegokolwiek wycieku informacji na zewnątrz.

Istotne jest także przewidzenie konsekwencji na wypadek takich sytuacji jak: nieprzystąpienie do pracy przez firmę sprzątającą lub w przypadku zniszczenia mebli, wyposażenia biura itp., poprzez zapisanie w umowie kar umownych na wypadek wystąpienia ww. zdarzeń.

Warto również ustalić sposób rozstrzygania reklamacji, czyli w szczególności określić w jakim trybie reklamacja powinna zostać zgłoszona oraz w jakim terminie serwis sprzątający powinien poprawić element objęty reklamacją.

Jeśli szczególnie zależy nam na perfekcyjnej czystości biura, warto rozważyć wprowadzenie do umowy zapisu o tzw. service level agreement, który pozwoli na ustalenie zadowalającej jakości świadczenia usług. Gwarancja jakości świadczonych usług (ang. service level agreement) jest umową między dostawcą usługi (wykonawcą), a zamawiającym, w której dostawca usługi (wykonawca) zobowiązuje się do zapewnienia określonego poziomu jakości usługi, opisanego poprzez uzgodnione z zamawiającym cechy (parametry jakości), a na wypadek świadczenia usług poniżej tego poziomu, przyznaje zamawiającemu określone uprawnienia. Jeżeli jakość usług będzie zadowalająca, wypłacona zostanie ustalona umową kwota, jeżeli jakość świadczonych usług okaże się zbyt niska, naliczone zostaną odpowiednie potrącenia.

Wszystkie powyższe zapisy są niezbędne, aby umowa o świadczenie usług zawarta z serwisem sprzątającym była korzystna dla obu stron.

Reasumując, wybór firmy sprzątającej oraz zawarcie z nią przemyślanej i korzystnej umowy o świadczenie usług ma kluczowe znaczenie dla wyglądu naszego biura, samopoczucia pracowników i oceny klientów.

W nieprawidłowo sprzątanym obiekcie problemy nie ograniczają się bowiem jedynie do zakurzonych powierzchni biurek czy szaf. Gdy dokonamy złego wyboru narażeni jesteśmy na takie szkody jak: zniszczona lub zaplamiona wykładzina, zarysowana posadzka, uszkodzone maszynami ściany, zaniedbane rury instalacyjne, brudny garaż oraz otoczenie budynku. A to wszystko wpłynie na naszą renomę i wizerunek wśród klientów.

Autor: Magdalena Treter-Wiśniowska | aplikant adwokacki w Kancelarii RĄPAŁA

lista aktualności