Office manager – zakres obowiązków, plusy i minusy stanowiska

24-10-2019
Office manager praca
Photo by Tim Gouw on Unsplash

Office manager to jednym zdaniem człowiek orkiestra. Zakres jego obowiązków jest bardzo szeroki i mieści w sobie m.in. architekta, organizatora imprez, specjalistę do spraw płac czy pierwszą pomoc. Wszystko to w jednej osobie! W polskim tłumaczeniu możemy powiedzieć, że jest to kierownik biura. Z artykułu dowiesz się: kim jest office manger, jakie ma obowiązki, czyli czym tak naprawdę zajmuje się office manager, jakie są plusy i minusy zawodu, oraz jak znaleźć pracę w tym zawodzie.

Z tego artykułu dowiesz się:

Kierownik biura do zadań specjalnych.

Office manager na pewno musi lubić pracę biurową oraz kontakt z ludźmi, a także posiadać szereg kompetencji miękkich pozwalających mu na swobodną komunikację. Na tym stanowisku odnajdzie się przede wszystkim wspaniały organizator.

Żeby dobrze wykonywać swoją pracę na tym stanowisku warto uzupełniać wiedzę o kwestie administracyjne, prawo administracyjne musisz mieć w jednym palcu. Warto jeżeli masz doświadczenie we wstępnym przygotowywaniu umów np. umowę na sprzątanie biura.

W pracy office managera nie sprawdzi się osoba zamknięta i introwertyczna. Zawód ten wymaga stałego kontaktu z drugim człowiekiem oraz reagowania na każdą zaistniałą sytuację. Dlatego też office manager musi być bystry i szybki w działaniu, umieć rozwiązywać problemy pod wpływem stresu.

Office manager nie może zawieść nawet w najtrudniejszej sytuacji, nawet wtedy kiedy trzeba działać pod presją czasu np. przy przeprowadzaniu całego biura lub gdy wydarzy się coś naprawdę nieoczekiwanego. Praca w biurze jest niezwykle stresująca, czasem zdarza się mnóstwo chaosu, który nagle ktoś musi opanować. Kilka różnych zadań naraz do wykonania nie może go przestraszyć.

Ważną cechą jaką powinien posiadać office manager jest asertywność. Niektórzy pracownicy potrafią zarzucić managera naprawdę niezwykłymi wymaganiami. Wtedy przydaje się umiejętność odmawiania w taki sposób by każdy był zadowolony.

 Pakiety sprzątania biura

sprzątanie biur - pakiety office clean

Office manager zakres obowiązków. Jak to wszystko zrobić?

Ofiice manager ma bardzo szeroki zakres obowiązków. Jest głównym koordynatorem pracy firmy. A do zakresu jego obowiązków należą m.in.:

  • porządkowanie dokumentacji,
  • organizacja i obsługa spotkań,
  • zaopatrzenie biura,
  • dbanie o korzystne optymalizowanie kosztów firmy (np. korzystne umowy na dzierżawę),
  • zakup sprzętu biurowego,
  • dbanie o płynny przebieg poczty wychodzącej i przychodzącej,
  • organizacja podróży służbowych,
  • prowadzenie archiwum firmy,
  • prowadzenie kalendarza zarządu,
  • kontakt z instytucjami i urzędami,
  • odszukanie odpowiednich podwykonawców w sprzątaniu biura,
  • kontakt z kurierami.

Office manager obowiązki musi wykonywać niezwykle skrupulatnie, ponieważ od niego zależy prawie całe funkcjonowanie biura. Dlatego też dobrze w takim miejscu sprawdzi się perfekcjonista.

Nasza sieć działa na terenie całej Polski. Zobacz usługi dla biur w wybranych miastach:

Plusy i minusy w pracy office managera

Plusy pracy office managera to:

  • odpowiedzialność za powierzone zadania,
  • duża samodzielność w działaniu,
  • kontakt z ludźmi,
  • ciekawa praca, brak rutyny, codziennie nowe wyzwania.

Minusy pracy office managera to:

  • często musi zmagać się z zadaniami, które nie do końca należą do jego obowiązków, ale nie wiadomo do jakiego działu je przypisać,
  • wszystkie sprawy pracowników przechodzą w pierwszej kolejności przez office managera. Jest to bardzo obciążające, zwłaszcza kiedy firma zatrudnia wielu pracowników.
     

Jak znaleźć pracę w zawodzie office managera?

Najszybciej znajdziesz pracę w serwisach, oferujących pracę biurową. Wystarczy wejść w zakładkę praca biurowa dowolnego portalu z mnóstwem ofert pracy. Warto zajrzeć na portale indeed, praca.money.pl, pracuj.pl, ale także inne.

Być może jesteś zainteresowany pracą w konkretnym mieście. Wystarczy wpisać w wyszukiwarce praca office manager warszawa. Możesz też po prostu udać się w tradycyjny sposób do biur i zanieść swoje CV. Na pewno będzie to mile widziane, a w dowolnym momencie, gdy ktoś będzie poszukiwał office managera zgłosi się do Ciebie.

Podstawowe kompetencje office managera

Do najważniejszych kompetencji office managera, na które zwraca się szczególną uwagę podczas procesu rekrutacji są:

  • znajomość języka angielskiego,
  • znajomość programów biurowych (Excel, Power Point, system SAP),
  • wyższe wykształcenie kierunkowe (zarządzanie, administracja, ekonomia lub związane z branżą firmy),
  • komunikatywność,
  • umiejętność szybkiego podejmowania decyzji,
  • umiejętność radzenia sobie ze stresem,
  • asertywność,
  • znajomość kwestii finansowych.

Podczas rozmowy o pracę warto podawać konkretne przykłady ze swojego życia, oraz zaprezentować się jako osoba otwarta i komunikatywna.

Zarobki na stanowisku kierownika biura.

Przedział wynagrodzeń office managerów jest bardzo duży. Zależy przede wszystkim od stażu pracy i wielkości firmy ale również od miasta w którym pracujemy. Oczywistym jest, że w większych miastach kierownik biura może liczyć na większe zarobki. Większość osób na tym stanowisku to kobiety, bo aż 77% (wg. wynagordzenia.pl). Z informacji jakie można znaleźć w sieci wynika, iż zarobki office managera kształtują się na średnim poziomie ok. 4000 zł netto miesięcznie, jednakże rozstrzał średnich wynagrodzeń sięga tutaj od ok. 3000 zł netto do ok. 5000 zł netto. Osoba z dużym doświadczeniem, zarządzająca dużym biurem może liczyć na znacznie wyższe wynagrodzenie niż średnia, plus dodatkowe benefity.

lista aktualności