Najem biura - na co zwrócić uwagę, koszty, ważne zapisy w umowie

02-10-2019
wynajem biura
fot. unsplash.com

Biuro to serce każdego przedsiębiorstwa, dlatego istotne z punktu widzenia właściciela firmy – zarówno tej znakomicie prosperującej, jak i dopiero co powstałej – jest znalezienie miejsca, które zapewni komfortowe warunki pracy, a przy tym nie nadszarpnie znacząco budżetu. Kompromis pomiędzy tymi czynnikami jest trudny do osiągnięcia, ale nie niemożliwy! Jakimi kryteriami kierować się podczas poszukiwań? Co powinna zawierać umowa i ile mniej więcej kosztuje najem?

Na co zwrócić uwagę, wynajmując biuro?

Na początku warto określić funkcje, jakie powinno pełnić biuro. Bowiem innego lokalu będzie poszukiwać mała firma usługowa, a innego duża działalność handlowa. Dotyczy to m.in. lokalizacji. Jeżeli biuro jest również punktem sprzedaży, warto wybrać miejsce dobrze skomunikowane z pozostałą częścią miasta i dogodnym wejściem bezpośrednio z ulicy.  Prowadząc działalność usługową, możemy szukać lokalu ulokowanego na wyższych kondygnacjach i niekoniecznie w ścisłym centrum.

W obu przypadkach należy uwzględnić kwestie związane z możliwością swobodnego zaparkowania samochodu, dostępnością dla osób niepełnosprawnych czy bliskość komunikacji miejskiej. Aspekt ten docenią zarówno pracownicy, jak i kontrahenci.

Zwróćmy uwagę również na standard – zwłaszcza jeśli wynajmowana powierzchnia ma być reprezentacyjną częścią działalności. Pomieszczenia powinny być schludne i przestronne, a także dające możliwość adaptacji przestrzeni do dziedziny prowadzonej działalności. Ważne zatem, aby sprawdzić czy właściciel obiektu, nie ograniczył umową takich czynności. Jeśli tak się stanie, nawet drobne remonty będą niemożliwe.

Dodatkowo zweryfikujmy stan techniczny, oferowane media oraz wyposażenie. Najem w pełni umeblowanej przestrzeni może bowiem oznaczać dla wynajmującego większe oszczędności, co istotne zwłaszcza w początkowej fazie rozwoju przedsiębiorstwa.

Lista największych miast w których możesz zamówić usługę sprzątania wynajętego biura:

 

Jakie zapisy powinna zawierać umowa najmu?

Gdy już znajdziemy wymarzone biuro, warto przyjrzeć się stronie formalnej. Co powinno się znaleźć w standardowej umowie najmu lokalu użytkowego?

  • Data i miejsce zawarcie umowy,
  • dane dotyczące stron zawierających umowę,
  • precyzyjne określenie przedmiotu najmu,
  • czas trwania umowy,
  • wskazanie na prawa i obowiązki stron,
  • wyszczególnienie czynszu i innych opłat wraz z terminami i sposobami ich regulowania,
  • szczegóły związane z ewentualnym rozwiązaniem umowy (okres i warunki wypowiedzenia),
  • podpisy na każdej ze stron.
     
Pamiętaj!
Jeżeli pobrano kaucję przy podpisywaniu umowy, należy zamieścić w kontrakcie informację o jej wysokości oraz sposób jej rozliczenia.

umowa najem biuraNajważniejszym elementem umowy jest komparycja, a więc część zawierająca podstawowe dane najemcy oraz wynajmującego, wraz z określeniem jego tytułu prawnego do lokalu.

Kolejne fragmenty muszą dotyczyć przedmiotu najmu, zawierać zgodę na prowadzenie działalności gospodarczej, określać powierzchnię wynajmowanego biura, liczbę pomieszczeń, korytarzy, toalet oraz przestrzeni o charakterze socjalnym wraz z opisem zakresu korzystania z nich, wyszczególnieniem praw i obowiązków obydwu stron, a także kwestii wysokości czynszu (terminu zapłaty oraz sposobu jego uiszczania), okresu trwania najmu oraz warunków jego rozwiązania.

W dokumencie należy wyszczególnić, za które koszty odpowiada najemca, a za które wynajmujący. Głównie dotyczy to opłat z tytułu mediów, ale może też wiązać się m.in. z ubezpieczeniem. Pomimo że wielu wynajmujących ubezpiecza oferowane lokale od zdarzeń losowych, to zakres tych świadczeń nie obejmuje utraty bądź zniszczenia majątku ruchomego.
 

Warto wiedzieć!
W umowie mogą być zawarte zapisy co do kar, przykładowo: za opóźnienia w zapłacie, zniszczenia itp.

W jakiej formie należy zawrzeć umowę najmu lokalu użytkowego?

Umowa najmu biura powinna być zawarta w formie pisemnej, jednak istnieją pewne wyjątki. W przypadku umów najmu na okres maksymalnie 1 roku, dopuszczalna jest forma ustna. Jednak nawet tak krótkie kontrakty warto sporządzić pisemnie. Dzięki temu zyskujemy formalne zabezpieczenie.

Ile kosztuje wynajęcie biura?

Koszty najmu biura obowiązkowo powinny być ujęte w umowie. To m.in. czynsz, opłaty za media (prąd, gaz, wodę, wywóz śmieci) oraz opłaty administracyjne związane z zarządzaniem i techniczną obsługą nieruchomości (ochroną, monitoringiem, obsługą wind, recepcją) czy kosztami remontowymi oraz naprawczymi. W rezultacie składowe te stanowią niekiedy pokaźną sumę. Jej wartość waha się w zależności od standardu obiektu, jego powierzchni czy lokalizacji, wynosząc średnio od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych netto za metr kwadratowy.  

Średnie ceny wynajmu za m.kw. według portalu Morizon.pl:

Miasto

Kwota za m2

Warszawa

67 zł/m²

Kraków

57 zł/m²

Łódź

36 zł/m²

Poznań

43 zł/m²

Wrocław

55 zł/m²

 

Pamiętaj jednak, że wysokość czynszu ustalona w umowie może zostać zmieniona, nawet jeżeli w treści nie sformułowano zapisu na temat ewentualnych podwyżek. Wynajmujący może bowiem skorzystać z możliwości, jakie gwarantuje mu art. 6851 Kodeksu cywilnego. Pozwala on na wypowiedzenie dotychczasowego czynszu w trybie jednostronnego oświadczenia woli z zachowaniem miesięcznego wyprzedzenia. Nie wymaga się przy tym zgoda najemcy na nowe warunki umowy, jednak ma on możliwość rozwiązania umowy po upływie miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Wynajem biura to inwestycja w dobry start nowopowstałej działalności albo zapewnienie możliwości jeszcze szybszego wzrostu dla działającej już firmy. Wybór odpowiedniego miejsca to więc droga obarczona solidną analizą za i przeciw, a także wnikliwą weryfikacją zapisów umowy; wysokości czynszu, obowiązków i praw inwestora oraz wynajmującego. Rozwaga w selekcji możliwości to bezpieczny krok na drodze rozwoju przedsiębiorstwa.

Artykuł gościnny powstał we współpracy z serwisem nieruchomościowym Morizon.pl.

lista aktualności